Почта на своём домене: что это такое и что нужно, чтобы она работала

Часть 1 из 2 · Серия «Почта на своём домене»

Сайт у компании есть, а в подвале сайта — stroymontazh2015@mail.ru. Или, что чаще, заявки с формы падают на личный ящик директора, вперемешку с чеками из магазина и письмами от школы.

Работает? Работает. Ровно до момента, когда менеджер уходит, а вместе с ним уходит и переписка с клиентами — потому что ящик был его личный.

Почта на своём домене — это адрес вида info@example.ru, где example.ru — домен вашего сайта. Разберём, что это на самом деле такое, что должно совпасть, чтобы письма ходили, и что эту почту чаще всего ломает.

Домен один, а сервисов на нём несколько

Главное недоразумение здесь — считать, что почта на домене как-то связана с сайтом. Не связана. Это два разных сервиса, которые просто пользуются одним адресом.

Домен, как мы разбирали в серии про домены, — это адрес, а не сайт. И этот адрес умеет указывать в разные стороны разными записями:

• одна запись говорит, где искать сайт — по ней браузер идёт на сервер и получает страницы;
• другая запись говорит, куда доставлять письма — по ней почта отправителя находит ваш почтовый сервер.

Отсюда следствие, которое экономит массу времени при разборе поломок: сайт и почта могут сломаться по отдельности. Сайт открывается, а письма не ходят — нормальная, часто встречающаяся ситуация, и это не «сайт лёг».

Поэтому «почта на домене» не требует, чтобы сайт и почта были в одном месте. Сайт может жить на хостинге, а почта — где угодно, лишь бы записи указывали правильно.

Зачем она нужна, кроме солидного вида

Про солидность пишут все, и это правда наименее важный довод. Практических причин четыре.

Адрес принадлежит компании, а не человеку. Уволился менеджер — sales@ вы передаёте новому сотруднику вместе с историей переписки. Ящик mashaonline92@ уходит вместе с Машей, и с ним уходят клиенты, которые писали ей четыре года. Это тот же сюжет, что «на кого оформлен домен», только на уровне переписки.

Заявки с сайта не теряются. Форма отправляет письмо на рабочий ящик, который читают, а не в личную почту, где оно ляжет между рекламой пиццы и уведомлением из банка.

Адреса делятся по ролям. info@ — общий, sales@ — заявки, support@ — проблемы, buh@ — документы. Каждый читает своё, и никто не пересылает друг другу письма вручную.

Доставляемость. У домена, где настроены подписи писем, шансов пройти спам-фильтры больше, чем у случайного бесплатного ящика, с которого шлют уведомления сайта.

И сразу — чего почта на домене не делает, чтобы не было завышенных ожиданий. Она не защищает от входящего спама сама по себе, не заменяет CRM, не рассылает маркетинговые письма (для рассылок нужен отдельный сервис) и не гарантирует, что письма не попадут в спам — гарантий тут не даёт никто.

Что должно совпасть, чтобы почта заработала

Вот тот раздел, ради которого стоит читать дальше. Инструкции по кнопкам ниже не будет — она есть в справке, и повторять её бессмысленно. Полезнее понимать, из чего эта конструкция состоит: тогда вы сможете объяснить, что сломалось, даже если чинить будет кто-то другой.

Нужны три вещи.

Первое — домен должен быть делегирован туда, где вы управляете записями. У домена указаны NS-серверы — это адрес того места, где хранится его DNS-зона, набор записей. Если домен делегирован на серверы хостинга, зона живёт там, и хостинг может добавлять в неё записи сам. Если NS-серверы чужие, все записи придётся прописывать в чужой панели руками.

Второе — MX-запись. Это та самая запись, которая говорит почте всего мира: письма для example.ru несите вот на этот сервер. Нет MX — письма не доходят вообще, отправителю возвращается ошибка. Одна запись, но без неё ничего не работает.

Третье — подписи. Три сокращения, которые пугают, а на деле означают простые вещи:

Настраивать их руками владельцу сайта не нужно. В панели хостинга DKIM и DMARC включаются галочками при создании почтового домена, нужные записи панель добавляет в зону сама, а SPF и MX прописываются автоматически, если домен делегирован на серверы хостинга. Важно другое: знать, что эти три штуки существуют — потому что именно они всплывают, когда письма начинают падать в спам. Подробный разбор, что делать в этом случае, есть в статье «Письма с сайта пропадают».

Как это выглядит на практике

Три уровня, и их полезно не путать.

Почтовый домен — это сам факт «на домене example.ru работает почта». Заводится один раз, при создании первого ящика. Тогда же включаются подписи.

Ящик — конкретный адрес и пароль к нему: info@example.ru. Дальше у ящика есть полезные мелочи, о которых мало кто знает:

• псевдонимы — дополнительные адреса, письма с которых падают в тот же ящик. Заводить отдельный ящик под zakaz@, чтобы его читал тот же человек, что и info@, не нужно;
• пересылка копий на другой адрес — удобно, когда руководитель хочет видеть все заявки, но заходить в отдельный ящик не готов;
• автоответчик и правила раскладки писем по папкам.

Клиент — то, чем вы почту читаете: веб-клиент в браузере, Outlook, Thunderbird, почта на телефоне. Веб-клиент не требует настройки вообще, а программе нужно указать серверы и порты — панель показывает их готовыми, с кнопками копирования.

Пошагово всё это разобрано в справке: как создать почтовый ящик и настроить клиент.

Одну вещь скажу заранее, чтобы вы не искали поломку там, где её нет. Отправка исходящих писем на хостинге по умолчанию отключена — это антиспам-мера, из-за которой взломанный сайт не превращает сервер в рассыльщик. Приём почты работает сразу, а отправка включается по запросу в поддержку, обычно быстро. На тестовом тарифе отправки нет совсем. Если вы завели ящик, всё настроили, письмо уходит в никуда — скорее всего, дело именно в этом, а не в ваших настройках.

Что ломает почту на домене

Четыре сценария, и три из них — про домен, а не про почту.

Сменили NS-серверы. Самый частый и самый обидный. Компания переезжает на другой хостинг, меняет NS-серверы домена — и почта умирает, потому что DNS-зона теперь новая, а MX-записи в неё никто не перенёс. Сайт при этом открывается: его запись прописали, о ней помнили. Про почту вспоминают через день, когда клиент звонит и спрашивает, почему письмо вернулось. Разбор этой механики — в статье «Домен подключён, а сайт не открывается».

Не продлили домен. Домен снимается с делегирования, и вместе с сайтом ложится почта. Отдельная ловушка: уведомление о продлении, если оно приходило на ящик на этом же домене, теперь не дойдёт — ровно тогда, когда оно нужнее всего. Поэтому контакт для регистратора должен быть на другом домене; подробнее — в части про то, как не потерять домен.

Переполнился ящик. Письма перестают приниматься, отправителям возвращается ошибка. Лечится увеличением лимита или чисткой, но узнают об этом обычно от клиента.

Письма с сайта путают с почтой на домене. Это разные вещи: ящик info@ — для переписки людей, а уведомления с сайта отправляет код, и отправляет он их через свои настройки. Если не доходят именно письма с формы, чинить надо не ящик — здесь про это.

Если почта уже где-то есть

Ситуация обычная: адреса на домене работают, но не там, где хотелось бы, — у прежнего подрядчика, у старого хостера или в сервисе, который перестал устраивать. Отдельной статьи эта тема не заслуживает, а порядок действий знать стоит, потому что ошибаются в нём почти всегда одинаково.

Письма сами никуда не переезжают. Переключение MX-записи меняет только то, куда пойдут новые письма. Всё, что накопилось в старом ящике, останется в старом ящике. Забрать переписку можно почтовой программой: подключить в ней два ящика — старый и новый — и перетащить папки из одного в другой. Это делается руками, кнопки «перенести почту» не существует ни у нас, ни, честно говоря, у большинства. Если ящиков много, поддержка подскажет, как сделать это быстрее.

Порядок такой:

1. Завести ящики на новом месте — с теми же адресами.
2. Перенести старую переписку почтовым клиентом, пока оба ящика живы.
3. И только потом переключать MX-запись.
4. Старый ящик не удалять ещё пару недель.

Последний пункт не перестраховка. Изменения в DNS расходятся не мгновенно: какое-то время часть отправителей будет по-прежнему нести письма на старый сервер. Если его к этому моменту снести, эти письма просто пропадут.

Частые вопросы

Почта на домене — это платно?

Зависит от того, где её держать. На хостинге почта обычно входит в тариф, и платите вы за хостинг, а не за почту отдельно; количество ящиков при этом от тарифа зависит. У почтовых сервисов свои условия, и они менялись — об этом подробно во второй части.

Можно ли держать сайт у одного провайдера, а почту у другого?

Да, и это распространённая схема. Сайт и почта — разные записи домена, они независимы. Неудобство одно: записи живут в двух панелях, и при любом изменении надо помнить про обе.

Нужен ли отдельный домен для почты?

Нет. Почта работает на том же домене, что и сайт. Отдельный домен для почты заводят в редких случаях — например, чтобы развести рассылки и рабочую переписку, — но для обычной компании это лишняя сущность.

Сколько ящиков заводить?

Считайте не по людям, а по ролям: info@ для общих обращений, sales@ для заявок, support@ если есть обслуживание, buh@ для документов. Личные ящики вида ivanov@ нужны там, где человек ведёт переписку от своего имени. Всё остальное закрывается псевдонимами.

Что будет с почтой, если сменить хостинг?

Ничего страшного, если помнить о ней заранее. Порядок — из раздела выше: сначала ящики на новом месте, потом перенос писем, потом переключение записей. Сломается только у того, кто перенёс сайт и решил, что на этом переезд закончен.

А если поднять свой почтовый сервер?

Можно, но почти всегда не нужно. Почему именно — разбирал отдельно: поддерживать репутацию сервера и бороться за доставляемость придётся постоянно, а выигрыша для обычной компании нет.

Что дальше

Мы разобрали, что такое почта на домене и из чего она состоит. Остался вопрос, с которого обычно и начинают: где её держать. Вариантов три — у хостинг-провайдера вместе с сайтом, в Яндекс 360 или у Mail для бизнеса, — и выбор зависит не от цены, а от того, сколько у вас сотрудников и что ещё кроме почты им нужно.

Про это — вторая часть. Разберу честно, включая случаи, когда почта на хостинге не подходит.

Почта на своём домене входит в тарифы хостинга Siteko: ящики вида info@ваш-домен, подписи писем настраиваются в панели, домен и сайт — там же. Посмотреть тарифы.